QUY TRÌNH NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN HÀNG LẺ (LCL)

Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp nhập khẩu phải nắm rõ được toàn bộ quy trình làm hàng nhập đường biển và đường hàng không như thế nào.

Quy trình làm hàng nhập đường biển hàng lẻ (LCL) bao gồm 7 bước cơ bản sau:

Bước 1 - Ký kết hợp đồng ngoại thương:

Đây bước đầu tiên sau khi nhà nhập khẩu đồng ý về hàng mẫu, chất lượng hàng, giá cả mà nhà xuất khẩu đã gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và cũng là để bắt đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng và bao gồm những nội dung cần thiết như:

• Thông tin người xuất khẩu
• Thông tin người nhập khẩu
• Thông tin hàng hóa
• Giá cả, thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Quy cách đóng gói
• Bảo hành, bảo hiểm
• Khiếu nại .v.v...

Nội dung chi tiết sẽ được 2 bên mua bán đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Nhà nhập khẩu cũng lưu ý nên đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng như: Bảo hành, khiếu nại, bồi thường. Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi không may phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng hoặc xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.

Bước 2 - Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Tùy theo loại hàng, có thể nhà nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Bạn nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu cont tại cảng, cách tốt nhất là bạn nên xin giấy phép nhập khẩu trước hàng lên tàu.Một số mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:

• Thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện
• Thuốc thành phẩm, Trang thiết bị y tế, hóa chất
• Tiền chất công nghiệp, Tiền chất thuốc nổ
• Thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng, động thực vật hoang dã
• Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sống
• Vắc xin, sinh phẩm y tế; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng
• diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế và trang thiết bị y tế, sản phẩm mỹ phẩm
• Tem bưu chính

Chi tiết hàng phải xin giấy phép nhập khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Bước 3:Thanh toán tiền hàng

Sau khi đã ký kết hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu thì doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên, thông thường nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)... trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.

Bước 4 -Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ người bán

Theo hợp đồng đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule). Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu cần thực hiện những bước công việc khác nhau ít nhiều. Dưới đây, tôi sẽ nêu 3 điều kiện phổ biến, bạn có thể tham khảo thêm trong điều kiện Incoterms.

Trường hợp 1: Nhập khẩu theo điều kiện ExWork

Trong điều kiện này thì nhà nhập khẩu phải thu xếp nhận hàng tại kho người bán (ở nước ngoài). Sau đó làm thủ tục chuyển về cảng xuất, thông quan hải quan để đưa hàng lên máy bay, sau đó làm các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng về Việt Nam.

Những bước công việc đó thường thực hiện thông qua công ty giao nhận vận chuyển. Công ty dịch vụ này có đại lý đầu nước ngoài và thu xếp trọn gói door-to-door cho nhà nhập khẩu.

Như vậy, với điều kiện này, bạn nên tìm công ty giao nhận vận chuyển (freight fowarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường và loại hàng cần nhập. Khi làm việc với họ, bạn cần trao đổi kỹ, để đảm bảo 2 bên thông hiểu nhau.

Dưới đây là chi tiết quy trình theo điều kiện EXW mà người mua phải làm hoặc người mua thuê bên dịch vụ freight forwarder:

1. Báo cho Forwarder thông tin người bán, để đại lý của họ ở nước ngoài liên hệ với người bán và thu xếp lịch trình nhận hàng. Đồng thời, bạn cũng cần báo cho người bán thông tin forwarder để cùng phối hợp.

2. Đại lý nước ngoài của Forwarder thu xếp xe tải để đến đóng hàng theo lịch trình đã thống nhất. Sau đó họ hạ hàng về kho cảng và làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

3. Trong quá trình này, Forwarder sẽ gửi bản nháp Vận đơn đường biển (Bill of Lading) để bạn và người bán kiểm tra trước. Nếu có gì sai sót thì bổ sung chỉnh sửa. Sau khi tàu chạy, Forwarder sẽ phát hành B/L chính thức. Nếu bạn hoặc người bán cần bản gốc (Original B/L) thì họ sẽ phát hành bản gốc, còn nếu không họ sẽ phát hành bản Telex hay Surrender (có thể mất phí Telex).

4. Hàng xếp lên tàu về Việt Nam, Forwarder cập nhật lịch tàu và báo ngày tàu đến cảng. Trong khi tàu hành trình, người bán gửi người mua bộ chứng từ hàng hóa theo như quy định trong hợp đồng. Thường họ sẽ gửi trước file mềm qua email.

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán

Trường hợp 2: Nhập khẩu theo điều kiện FOB

Trong điều kiện FOB thì người bán hàng nước ngoài sẽ giao hàng và hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho công ty nhập khẩu tại cảng xếp hàng (hay còn gọi là cảng xuất hàng). Công ty nhập khẩu sẽ làm công việc mua cước biển từ cảng xuất về cảng nhập. Nhà nhập khẩu sẽ mua cước biển tại các công ty Freight forwarder hoặc công ty Consol.

Sau khi hàng đã lên tàu thì công ty nhập khẩu yêu cầu công ty xuất khẩu hoàn thành bộ chứng từ hàng nhập như: Invoice, packing list, bill of lading và các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng nhập khẩu.

Trường hợp 3: Nhập khẩu theo điều kiện CNF

Trong điều kiện CNF sau khi công ty xuất khẩu giao hàng lên tàu và làm các chứng từ, công ty nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận chứng từ trước khi công ty xuất khẩu gửi. Trong điều kiện này thì công ty nhập khẩu trách nhiệm lấy hàng từ cảng nhập về kho.

Bước 5: Làm thủ tục hải quan hàng nhập (LCL)

Sau khi hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển, thì người xuất khẩu sẽ làm chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi các chứng từ đã được kiểm tra kỹ thì nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc chứng từ scan cho người nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng nhập, thông thường hàng sẽ được khai thác và đưa về kho CFS. Lúc này công ty nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến cảng từ đại lý Forwarder hoặc công ty Consol.

Sau khi nhận được thông báo hàng về, người nhập khẩu tập hợp các chứng từ hàng nhập để tiến hành truyền tờ khai hải quan và làm thủ tục thông quan tờ khai để lấy hàng.

• Bộ chứng từ để làm thủ tục thông quan tờ khai bao gồm:
• Tờ khai nhận kết quả phân luồng
• House Bill or Master Bill
• Giấy giới thiệu
• Hóa đơn thương mại
• Packing List
• Thông báo hàng về
• Lệnh lấy hàng
• các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng phổ biến như: Giấy phép nhập khẩu, C/O, D/O, C/Q, kiểm dịch thực vật, các chứng từ khác nếu có...

Sau khi truyền tờ khai xong thì bạn cầm bộ chứng từ xuống gặp hải quan phụ trách, căn cứ vào luồng tờ khai sẽ phân vào phải quan kiểm tra chứng từ hay là chuyển tiếp qua hải quan kiểm hóa hoặc giao trực tiếp cho hải quan thanh lý nếu là luồng xanh.

Nếu luồng xanh gặp hải quan thanh lý để được thanh lý hàng

Nếu luồng vàng thì gặp hải quan kiểm tra chứng từ, nếu hợp lệ thì tờ khai sẽ được chuyển qua hải quan thanh lý. Nếu có nghi ngờ sẽ được chuyển qua hải quan kiểm hóa để tiến hàng kiểm tra hàng hóa, còn nếu chứng từ chưa hợp lệ thì phải khai lại và chuẩn bị chứng từ hợp lệ.

Nếu luồng đỏ thì sau khi quả quan kiểm tra chứng từ xong, nếu chứng từ hợp lệ thì sẽ chuyển qua hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm hàng. Nếu hàng hóa được kiểm tra đúng như đã khai thì sẽ được khải quan nhập vào hệ thống và tiến hành thanh lý hàng, còn hàng có vấn đề thì tiến hành xử lý theo từng trường hợp cụ thể.

Sau khi tiến hành xong các bước kiểm tra chứng từ, kiểm hàng xong thì hải quan chuyên trách sẽ nhập thông tin lên hệ thống, nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra trên trang web hải quan để in mã vạch.

Trước khi in mã vạch để đưa cho hải quan thanh lý thì cần làm phiếu xuất kho. Khi đăng ký phiếu xuất kho thì đăng ký luôn số xe vào lấy hàng. Khi có phiếu xuất kho và mã vạch thì cầm thêm tờ khai (nếu có), mang đến cho hải quan thanh lý để thanh lý hàng. Sau khi kiểm ra xong hải quan thanh lý sẽ đóng mộc lên tờ mã vạch và nhập lệnh giải phóng lô hàng lên hệ thống.

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc thêm trong bài viết về quy trình thủ tục hải quan hàng nhập.

Bước 6 -Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập

Sau khi tờ khai được đóng dấu thông quan và ký giám sát thì người nhập khẩu sẽ cầm phiếu xuất kèm mã vạch xuống kho CFS nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong thì thuê phương tiện vận chuyển để chở hàng về kho và hoàn thành quy trình lấy hàng nhập tại kho cảng.

Trên đây là toàn bộ quy trình làm hàng lẻ nhập đường biển (LCL).

Nếu bạn chưa thành thạo trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng đường biển hay chưa tự tin làm tốt các nghiệp vụ cho lô hàng xuất nhập khẩu đường biển thì bạn có thể tham khảo thuê dịch vụ của Nitoda. Chúng tôi cam kết cung cấp giá tốt và dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực logistics.

Bộ Chứng Từ Hàng Nhập

Chứng từ bắt buộc

• Hợp Đồng (Sales contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn đường biển ((Bill of Lading)
• Giấy báo nhận hàng (Arrivel note)
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Ngoài ra, còn có các chứng từ khác theo từng mặt hàng và yêu cầu của nhà nhập khẩu

• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
• Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
• Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)
• Các chứng từ khác theo từng mặt hàng. (Giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chất lượng hàng, dán nhãn năng lượng,....)

Chứng từ bảo hiểm ( nếu có)